Orientaciones para las peticiones de consulta al Archivo Parroquial

Las condiciones de acceso al archivo se encuentran recogidas en el documento "Orientaciones ante peticiones de consulta para investigación en archivos parroquiales" emanado de la Archidiócesis Hispalense y publicado en el BOAS correspondiente a Junio de 2007 en su página 381ss. Su contenido dice así:

"El párroco debe procurar que la utilización de esta documentación sea beneficiosa para todos y no ocasione perjuicios a nadie, siendo la persona más indicada para determinar las posibilidades reales de la consulta y el modo de efectuarse, teniendo plena potestad para imponer ciertas restricciones en cuanto al acceso y la investigación:

Los investigadores tendrán exclusivamente acceso directo a fondos documentales anteriores al siglo XX. En los supuestos de búsquedas concretas de datos personales de los fieles, posteriores a este plazo, únicamente será el párroco el que realice la búsqueda, atendiéndose a lo dispuesto en los apartados siguientes.

No se permitirá la consulta de libros sacramentales de los siglos XX y XXI. Esto trae su causa, por la facilidad de que terceras personas durante la consulta puedan conocer de algunos datos personales que pudieran afectar a la seguridad, honor e intimidad de los fieles, allí inscritos (filiación, apostasía, etc.).

De los libros sacramentales de los siglos XX y XXI sólo se expedirán certificaciones sacramentales, las cuales serán extendidas por el párroco o persona designada por éste. Para la certificación de partidas sacramentales con datos personales que puedan afectar a la seguridad, honor e intimidad de los fieles, se precisará el consentimiento previo y expreso (por escrito y firmado) del afectado.

Sin dicho consentimiento el párroco sólo podrá emitir certificaciones sacramentales sometiéndose al siguiente sistema de plazos (establecido tanto por la legislación civil en materia de Patrimonio Histórico como de Archivos de Andalucía en conexión con la de Protección de Datos de Carácter Personal):

1. Haber transcurrido veinticinco años desde el fallecimiento de la persona afectada, o

2. Haber transcurrido cincuenta años a partir de la fecha de los datos que figuren en el documento y/o libro sacramental.

En ningún caso (ni al propio interesado) se extenderán partidas sacramentales donde figure en la nota marginal el abandono de la Iglesia Católica o apostasía sin autorización del Vicario General.

Disponibilidad de tiempo del párroco en la tarea presencial de vigilancia durante la consulta. Con ello se trata de evitar que la labor de guardia o custodia realizada por el párroco -o persona designada por éste- no imposibilite la realización de otras actividades pastorales.

El deterioro en el estado de conservación de los libros. Se evitará que el manejo de los libros no ocasione merma alguna del patrimonio histórico-documental de la Iglesia; pudiéndose en casos extraordinarios, denegarse la consulta atendiendo a la vulnerabilidad de los materiales, el estado del soporte o la tinta, así como al desperfecto en la encuadernación o cubierta.

Normas durante la consulta. Deberá acreditarse la identidad del solicitante mediante presentación del DNI o documento equivalente. Se prohibirá cualquier salida de documentos del archivo parroquial, así como la introducción de bolsos, carteras y bolígrafos.

Se permitirá usar exclusivamente lápiz y cuartillas, así como ordenadores portátiles con batería. Se precisará en cualquier caso, de una previa autorización del párroco para la reproducción de documentos.

El párroco podrá alegar ocasionalmente alguna circunstancia (pastoral, personal o de otro signo) para retrasar, suspender, o en su caso, denegar justificadamente por causa extraordinaria el acceso y consulta a los archivos parroquiales. Sin ánimo de exhaustividad se enumeran las siguientes: intervenciones por obras en el archivo parroquial o iglesia, reproducciones digitales de documentos sacramentales sin la debida autorización, antecedentes negativos del peticionario por prácticas atentatorias con el patrimonio documental, hurtos y robos, etc."

La colección será consultada de modo prioritario en su formato digital.